Sicher buchen, zentral steuern und transparent auswerten

Rollen und Rechtevergabe nach dem Need-to-know-Prinzip

Unsere Ressourcenverwaltungssoftware Gingco Share verfügt über ein dediziertes Rechte- und Rollenkonzept, um den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Berechtigungen werden nach dem Need-to-know-Prinzip (Erforderlichkeitsprinzip) vergeben und können sowohl auf Benutzer- als auch auf Objektgruppen und Standorte eingeschränkt werden. Unsere rollenbasierte Rechtevergabe sorgt für ein audit-sicheres, transparentes, wartbares und betriebsratskonformes Berechtigungskonzept.

  • Need-to-know-Prinzip für alle Berechtigungen
  • Rechte pro Benutzergruppe, Objektgruppe und Standort
  • Audit-sicher und betriebsratskonform
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Ein Berechtigungs­konzept so individuell wie Ihr Unternehmen

Komplex, dynamisch, wirksam und zielführend – entscheidend ist ein Konzept, das sowohl Sicherheit als auch Transparenz und effizientes Arbeiten bestmöglich miteinander verbindet.

Von klar definierten Zielen und rechtlichen Rahmenbedingungen über Namenskonventionen und Verantwortlichkeiten bis hin zum Benutzer- und Berechtigungsmanagement: Wir betrachten alle relevanten Bausteine individuell und entwickeln mit Ihnen ein ganzheitliches Berechtigungskonzept. Dazu gehören ebenso ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept, Sonderberechtigungen sowie die sichere Einbindung technischer Schnittstellen. 

Dabei berücksichtigen wir das Notwendigkeitsprinzip, nach dem Zugriffe auf Daten entsprechend den jeweiligen Tätigkeiten und Verantwortungsbereichen vergeben werden. 

„Die Balance macht hierbei den Unterschied: 
Zu restriktive Berechtigungen können Akzeptanz und Produktivität beeinträchtigen, zu weitreichende Zugriffsrechte schaffen hingegen unnötige Sicherheitsrisiken.“

Dank unserer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Kunden verfügen wir über umfassende Expertise und ein tiefes Verständnis für die komplexen Anforderungen unterschiedlichster Branchen und Unternehmensgrößen. Auf dieser Basis entwickeln wir gemeinsam mit Ihnen ein Berechtigungskonzept, das optimal auf Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen abgestimmt ist – für maximale Sicherheit und langfristige Zukunftsfähigkeit.

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Volle Integration in Ihre Groupware

Bidirektionale Exchange-Synchronisierung

Unser neues Add-in verbindet Gingco Share nahtlos mit Microsoft Exchange – inklusive Unterstützung privater Termine, automatischen Teams-Meetings und bidirektionaler Synchronisierung über die Graph API. Zusätzlich integrieren wir uns in Google Workspace, Open-Xchange und andere standardkonforme Groupware-Systeme. So behalten Sie jederzeit den Überblick – plattformübergreifend und in Echtzeit.
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Dediziertes Rechte- und Rollenkonzept

Mehr als 150 Einzelrechte ermöglichen eine individuelle Zuordnung zu Rollen und Rechtegruppen, welche sich auf Basis der drei zentralen Säulen (Benutzer, Objekte und Standorte) einschränken lassen und bilden so die Grundlage für ein maßgeschneidertes Berechtigungskonzept. Durch die rollenbasierte Vergabe erhält jeder Nutzer Zugriff auf das System entsprechend der jeweiligen Tätigkeiten, Zuständigkeitsbereiche und Freigaben.

Unsere vordefinierten globalen, lokalen und fachlichen Rechtegruppen bilden eine bewährte Basis und lassen sich flexibel, dynamisch und individuell an Ihre Organisationsstruktur und Prozesse anpassen und erweitern diese. Einzelrechte lassen sich zwischen Rechtegruppen verschieben und zu neuen Rollen kombinieren. 

Unsere Berechtigungskonzepte werden hierarchisch aufeinander aufgebaut. Übergeordnete Rollen übernehmen die Berechtigungen darunterliegender Rechtegruppen und werden um zusätzliche Rechte erweitert.
  • Mehr als 150 Einzelrechte, eingeschränkt nach Benutzern, Objekten und Standorten
  • Globale, lokale und fachliche Rechtegruppen als flexible Basis
  • Rollen erben Rechte darunterliegender Gruppen und erweitern sie
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Moderne Mitarbeitervernetzung und Social Desksharing – flexibel, selbstbestimmt und betriebsratskonform zusammenarbeiten 

Gingco Share unterstützt bei der Umsetzung betriebsrats- und datenschutzkonformer Arbeitsplatzkonzepte und der Einhaltung organisatorischer und betrieblicher Vorgaben zur Wahrung der Mitarbeiterrechte. 

Unter Berücksichtigung des Informations- und Mitbestimmungsrechts können Mitarbeitende eigenverantwortlich über die Sichtbarkeit der eigenen (Buchungs-)Daten entscheiden.

  • Unterstützt betriebsrats- und datenschutzkonforme Arbeitsplatzkonzepte
  • Wahrung der Mitarbeiterrechte nach betrieblichen Vorgaben
  • Sichtbarkeit der eigenen Buchungsdaten selbst steuern

Automatisierte Rechtevergabe – flexibel und zuverlässig

Die Vergabe und der Entzug von Berechtigungen erfolgt regelbasiert und automatisch anhand von verschiedenen Attributen wie beispielsweise Abteilungszugehörigkeiten, AD-Gruppenzugehörigkeit oder Kostenstellen. Sie entscheiden hierbei, welche Informationen Ihr Unternehmen uns zur Berechtigungsvergabe bereitstellt. 

Least Privilege – Minimale Rechtevergabe für einen klaren Fokus und maximale Sicherheit

Um den Fokus bei der täglichen Arbeit zu behalten und den Ansprüchen vieler Unternehmen sowie den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden, erfolgt eine minimale Berechtigungsvergabe im Sinne des Datenschutzes und der DSGVO. Ihre Mitarbeitenden erhalten nur Zugriff auf Systembereiche und Funktionen, die zur Erfüllung ihrer Tätigkeiten benötigt werden. Berechtigungen werden auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Benutzergruppen abgestimmt, um ein hohes Maß an Sicherheit und Datenintegrität zu gewährleisten.

Safety First – Kein automatischer Vollzugriff

Rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffe auf Daten und die Einschränkung personenbezogener Informationen auf berechtigte Nutzerkreise ermöglichen die Realisierung der internen Datenschutz- und Betriebsvereinbarungen. Selbst für Personal, welches hohe Sicherheitsfreigaben besitzt oder eine Führungsposition hat, bleibt der Zugriff auf sensible Daten verwehrt, sofern dieser weder erforderlich noch erlaubt ist. 

Eine klare Berechtigungsstruktur und die Verwehrung bestimmter Berechtigungen oder den Zutritt bestimmter Systembereiche schützen die Mitarbeitenden vor den Folgen versehentlicher Handlungen und erlaubt trotzdem eine transparente und mitbestimmungsgerechte Nutzung durch eigenverantwortliche Entscheidung über die Sichtbarkeit der eigenen (Buchungs-)Daten.

Rollenbasierte Zugriffe auf Systembereiche und Funktionen zur Risikominimierung

Ob Industrie, Handel, Informationstechnik, Banken oder kritische Infrastrukturen – Unternehmen und Behörden stellen unterschiedliche Anforderungen an Sicherheit und Zugriffsberechtigungen. Das gemeinsame Ziel: Zuverlässiger Schutz sensibler Daten und Informationen, Vorbeugung von Missbrauch und Industriespionage sowie Minimierung potenzieller Schäden durch Cyberangriffe oder unautorisierte Benutzer. 
Unser rollenbasiertes Berechtigungskonzept bietet dafür die passende Grundlage und ermöglicht die gezielte Steuerung der Zugriffsrechte nach Rollen und Verantwortlichkeit, sodass Nutzer genau die Berechtigungen erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Damit unterstützt Gingco Share das intern verankerte Notwendigkeitsprinzip beim Zugriff auf die Daten. 

Client- und systemübergreifende Steuerung von Zugriffen und Berechtigungen

Berechtigungskonzepte unterliegen den verschiedensten Anforderungen und vor allem IT-Trends wie Cloud, BYOD, KI und IoT stellen hierbei eine Herausforderung dar.
Unabhängig vom genutzten Dienst und Endgerät muss das definierte Sicherheitskonzept eingehalten werden und das eingerichtete Berechtigungskonzept gelten. Deshalb ist dieses sowohl skalierbar als auch client- sowie systemübergreifend gültig. 

DSGVO & ISO/IEC 27001

Die DSGVO ist der gesetzliche Rahmen für den Schutz von personenbezogenen Daten und regelt die Rechte von Personen wie Auskunft, Löschung und Einwilligungen. Die Gingco Systems GmbH ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und erfüllt somit alle gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben zur Datensicherheit. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst – DSGVO- und ISO-konform!
Auswertung

Intelligentes User- und Berechtigungsmanagement mit automatischem On- und Offboarding

Durch die Anbindung an bestehende Dienste, Identity-Provider oder HR-Systeme wird die Benutzer- und Rollenverwaltung über unseren automatisierten Userimport vereinfacht und effizient gelöst. 
Mitarbeiter-, Organisations- und Standortdaten werden zentral aus den Quellsystemen übernommen und synchronisiert. Veränderungen in der Organisation werden automatisch gespiegelt, wodurch der manuelle Konfigurationsaufwand in Gingco Share  auf ein Minimum reduziert wird. Die Administration der Quelldaten erfolgt zentral in Ihren Bestandssystemen. 

 

Automatisierte On- und Offboardingprozesse

Sie sorgen für eine schnelle, zuverlässige und dynamische Vergabe sowie den Entzug von Berechtigungen. Rollen, Zugriffsrechte und Benutzerkonten bleiben jederzeit aktuell, konsistent und sicher.

Sie definieren hierbei nicht nur, wann die Löschung der Nutzeraccounts erfolgen soll, sondern auch wie generell oder im Falle einer Accountlöschung mit Buchungen der jeweiligen Person umgegangen werden soll.

Buchungsdaten anonymisieren oder löschen

Abhängig von den Vorgaben Ihres Unternehmens wie beispielsweise geltenden Betriebsvereinbarungen, Datenschutzrichtlinien oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können personenbezogene Buchungsinformationen nach definierten Fristen automatisch anonymisiert oder gelöscht werden. Sie behalten dabei die volle Kontrolle und können Buchungsdaten für statistische Auswertungen erhalten, während der Personenbezug entfernt wird.

Individuell an Ihre Compliance-Vorgaben angepasst

Die Ausgestaltung erfolgt anhand der individuellen Anforderungen an Datenschutz, Betriebsrat, Compliance, Monitoring, Revision und Reporting sowie organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des jeweiligen Unternehmens.

So realisiert Gingco Share Ihre individuellen Datenschutz- und Compliance-Regelungen auch hinsichtlich historischer Buchungsdaten.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

 

Warum braucht es ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept?

Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept ist die Grundlage für hybride Arbeitswelten. Nicht jede Person soll dieselben Räume, Funktionen und Daten sehen oder verwalten. Ein rollenbasiertes Konzept schützt sensible Buchungsdaten im Sinne der DSGVO, senkt das Risiko von Fehlbedienung und Missbrauch, sorgt für klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Änderungen und macht die Oberfläche übersichtlicher, weil alle nur das sehen, was für sie relevant ist. 

Kann das Berechtigungskonzept an unsere Organisationsstruktur angepasst werden?

Ja. Mit dem flexiblen Berechtigungskonzept bilden Sie Ihre Organisationsstruktur im System ab und können Änderungen jederzeit umsetzen. 

Ist eine Mandanten- und Gesellschaftstrennung möglich?

Ja. Mit Gingco Share können Sie Berechtigungen jederzeit nach Gesellschaften, Business Units oder Organisationseinheiten einschränken und trennen. So sind auch konzernweite Strukturen mit mehreren Gesellschaften abbildbar. 

Ist Gingco Share DSGVO- und betriebsratskonform nutzbar? Wie werden Datenschutz und Betriebsratsanforderungen berücksichtigt?

Ja. Gingco Share unterstützt datenschutzkonforme Prozesse und die Anforderungen des Betriebsrats durch rollenbasierte Zugriffe, transparente Datenverarbeitung, definierte Anonymisierungs- und Löschkonzepte und Auswertungen entsprechend Ihren Betriebsvereinbarungen. Die Nutzung bleibt transparent, mit klaren Verantwortlichkeiten und kontrollierten Zugriffsrechten. 

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Nur die Informationen, die für den Buchungsprozess erforderlich sind, zum Beispiel Name und Organisationseinheit. 

Können individuelle Nutzungsprofile erstellt werden?

Gingco Share bietet verschiedene Auswertungen und Reports. Welche davon zulässig sind, legt Ihr Unternehmen im Rahmen Ihrer Datenschutzrichtlinien und Betriebsvereinbarungen fest. 

Können Auswertungen anonymisiert erfolgen?

Ja. Sie können Belegungs-, Nutzungs- und Auslastungsanalysen anonymisiert durchführen und nach Abteilungen oder Bereichen aufschlüsseln. 

Unterstützt Gingco Share Betriebsratsvereinbarungen?

Ja. Datenzugriffe, Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie Auswertungen lassen sich an die Anforderungen Ihrer individuellen Betriebsvereinbarungen anpassen.  

Können Führungskräfte das Buchungsverhalten einzelner Mitarbeitenden auswerten?

Das hängt von Ihrer Konfiguration ab. Die Auswertungsmöglichkeiten werden über Ihr Berechtigungskonzept gesteuert und entsprechend Ihren Betriebsvereinbarungen eingerichtet 

Können Mitarbeitende und Assistenzen für andere Personen buchen?

Ja. Die Rolle Fremdbuchen ermöglicht Buchungen für andere Mitarbeitende, Teams, externe Gäste oder Führungskräfte. 

Können Standortverantwortliche nur ihre eigenen Bereiche verwalten?

Ja. Verwaltungsrechte lassen sich gezielt auf bestimmte Standorte, Gebäude, Bereiche und Objekte begrenzen. 

Wie werden administrative Rechte abgesichert?

Administrative Rechte sind auf einen berechtigten Nutzerkreis begrenzt, und Änderungen werden protokolliert. 

Wo werden Genehmigungsprozesse und Freigaben abgebildet?

Sie können individuelle Freigabeworkflows für Buchungen ergänzen, auch mehrstufig über verschiedene Verantwortungsbereiche, zum Beispiel für Veranstaltungsbudgets, Catering-Bestellungen oder kostenpflichtige Services. 

Ist eine Integration in bestehende Identity-Management-Systeme möglich?

Ja. Mit Gingco Share verwalten Sie Benutzer und Rollen über Ihre bestehenden Dienste oder Identity-Provider. 

Können Berechtigungen und Rollen automatisiert vergeben werden?

Ja. Sie können Rollen anhand von Abteilung, Standort, Kostenstelle oder anderen Kriterien automatisch zuweisen oder entziehen. 

Für welche Bereiche können Rollen und Rechte vergeben werden?

Dank rollenbasierter Zugriffe und mehr als 150 Einzelrechten können Sie Berechtigungen gezielt auf Bereiche wie Parkplätze oder Räume einschränken oder sogar auf einzelne Objekte und Objektgruppen. 

Ist Gingco Share für internationale Enterprise-Unternehmen geeignet?

Ja. Dank seines ausgefeilten Rollen- und Rechtesystems ist Gingco Share für komplexe Organisationen mit mehreren Standorten in verschiedenen Ländern und über Gesellschaften hinweg ausgelegt. 

Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand?

Dank rollenbasierter Berechtigungen und Automatisierungsregeln reduziert sich der Verwaltungsaufwand erheblich.