device
Besuchermanagement

Ihr modernes Besucher­management – flexibel, sicher und mit einem Klick

Ob für eine Konferenz, Kollegen von anderen Standorten oder die Zusammenarbeit mit Dienstleistern – dank Gingco Share können Sie die Anmeldung, Sicherheitseinweisungen und auch zugehörige Objekte, wie Parkplätze und Arbeitsplätze, an einem Ort verwalten. Kompatibel mit allen Zugangssystemen und DSGVO-konform Dank Datenhosting in der EU. 

  • Anmeldung, Sicherheitseinweisung und Objekte an einem Ort verwalten
  • Kompatibel mit allen Zugangssystemen
  • DSGVO-konform mit Datenhosting in der EU

Zeichenfläche 9
Nahtloses Besuchermanagement aus Ihren Veranstaltungen heraus


Die Einladung von Besuchern sollte intuitiv sein. Daher ermöglicht unsere Software es Ihnen direkt aus der Raumbuchung heraus, externe Teilnehmer zu Ihren Veranstaltungen einzuladen. Diese werden per Mail informiert und erhalten alle nötigen Informationen, und auf Wunsch die Zugangsdaten, vorab.  

Zeichenfläche 8
Einladung per Mail versenden – mit QR-Code oder PIN


Sie können Ihren Besuchern bereits in der Einladung einen individuellen Zugangs-PIN oder einen QR-Code zukommen lassen, um die Registrierung vor Ort noch simpler zu gestalten Auch das Vorausfüllen des Besucherformulars ist so bequem vorab möglich. Sie entscheiden dabei welche Informationen zur Verfügung gestellt werden und welche Informationen notwendig sind.

Zeichenfläche 10
Unterschiedliche Besuchertypen


Hinterlegen Sie im System die unterschiedlichen Besuchertypen für Ihren Standort. So können Sie flexibel die vorab benötigten Informationen passgenau abfragen, relevante Sicherheits- und Verhaltensregeln hinterlegen und sich vorab Geheimhaltungserklärunge bestätigen lassen. Die Besuchertypen können individuell benannt und nach Ihren Anforderungen stetig erweitert oder zusammengefasst werden.

gingco_share_kiosk_mockup-1

Flexibles Besucher­management mit dem Visitor Kiosk

Mithilfe unseres Visitor Kioskes ermöglichen wir Ihren Besuchern sich direkt am Standort selbst anzumelden. Dabei können Sie auch wichtige Dokumente wie Sicherheitseinweisungen hinterlegen, die von dem Besucher vor Abschluss der Registrierung bestätigt werden müssen. Als Veranstalter werden Sie automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald die Besucheranmeldung erfolgt ist. So ermöglichen sie auch den Self-Check-In für spontane Besucher, wie bspw. Handwerker oder Lieferanten.

Ihre Termine verschieben sich – Ihr Besucher­management arbeitet mit Ihnen

Sollten Sie einmal einen Termin verschieben müssen, werden Ihre Besucher darüber automatisch informiert. Zugleich werden auch die Daten für das Zugangssystem aktualisiert und Ihre Kollegen am Empfang erhalten die aktualisierten Informationen. Bereiten Sie sich auf Ihre Meetings vor, Gingco Share übernimmt den Rest.
image_display_DE
Gingco_17092024_396_mod

Serienbuchungen für Besucher

Wenn Ihre Besucher mehrere Tage an Ihrem Standort bleiben können Sie problemlos eine Serienbuchung ausführen. Sie können dabei flexibel wählen, ob der Zugang, täglich, wöchentlich oder in einem anderen Intervall erfolgen soll. Die Daten werden sicher für das Empfangspersonal zur Verfügung gestellt und ermöglichen so einen Zutritt an den festgelegten Tagen und in den vorab bestimmten Zeiträumen.
hero_bg_radial_gradient_rotate2@2x
Volle Integration in Ihre Groupware

Bidirektionale Exchange-Synchronisierung

Unser neues Add-in verbindet Gingco Share nahtlos mit Microsoft Exchange – inklusive Unterstützung privater Termine, automatischen Teams-Meetings und bidirektionaler Synchronisierung über die Graph API. Zusätzlich integrieren wir uns in Google Workspace, Open-Xchange und andere standardkonforme Groupware-Systeme. So behalten Sie jederzeit den Überblick – plattformübergreifend und in Echtzeit.
Mehr erfahren
Share_Devices_Exhange_Sync

Protokolierte Anwesenheit und Abwesenheit – jederzeit einsehbar

Mit unserem Besucher-Modul können Sie jederzeit den Status von Besuchern einsehen und sich automatisch benachrichtigen lassen, sollte einer Ihrer Besucher ein- oder auschecken. So haben Sie jederzeit eine Echtzeit-Anwesenheitsliste und haben auch in einem Ernstfall eine Evakuierungsliste bereit.

Einladungsrechte für Mitarbeitende flexibel vergeben

Dank der flexiblen Gestaltung von Rollen und Rechten, entscheiden Sie welchen Mitarbeitern es möglich ist Besucher einzuladen, deren Anwesenheit einzusehen und zusätzliche Objekte wie Parkplätze oder Arbeitsplätze zu buchen.

Sichere Aufbewahrung Ihrer Besucherdaten

Verlassen Sie sich darauf, dass die Daten Ihrer Besucher jederzeit sicher sind. Dank der verschiedenen Gingco Share Funktionalitäten wie Rollenkonzepten, Rechtekonzepten und Löschkonzepten sind sie flexible darin, wie Sie interne Richtlinien mit Gingco Share umsetzen. Zudem bieten wir Ihnen sichere Datenübertragung, Hosting in Deutschland und unsere ISO 27001 Zertifizierung für ein höchstes Maß and Sicherheit und Compliance.

FAQ

Häufig gestellte Fragen

 

Können mehrere Besucher gleichzeitig eingeladen werden?

Sie können zu einer Buchung beliebig viele Besucher und Kollegen aus anderen Standorten hinzufügen.

Kann bei Großveranstaltungen eine Liste der Besucher hochgeladen werden?

Ja, sie können eine Excel oder CSV-Liste von Teilnehmenden einer Veranstaltung hochladen.

Ist es möglich die Anwesenheit eines Besuchers zu sehen?

Mithilfe unseres Besuchermanagements sehen sie jederzeit, welche Besuchenden ein- oder ausgecheckt sind.

Kann ich für Besucher Parkplätze und Arbeitsplätze buchen?

Sie können für Besucher Parkplätze und Arbeitsplätze hinzubuchen oder direkt aus der Buchung heraus Besucher einladen.

Kann ein Besucher einem Mitarbeitenden zugeordnet werden?

Jeder Besucher kann eindeutig einem einladenden Mitarbeitenden zugeordnet werden.

Kann jeder Mitarbeitende Besucher einladen?

Dies können Sie individuell über Rollen und Rechte festlegen.