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Desksharing und Raumbuchung erfolgreich einführen

Rollout und Support von Gingco Share im Enterprise-Umfeld

Moderne Arbeitswelten zentral steuern zu können wird für Unternehmen in der heutigen Zeit immer wichtiger. Mit Gingco Share haben Sie nicht nur die richtige Software gefunden – mit uns gelingt die fokussierte Einführung einer skalierbaren Workplace- und Office-Management-Plattform. Profitieren Sie von unserer umfangreichen Expertise aus langjährigen Kundenbeziehungen und gemeinsamen Erfolgsgeschichten. 

  • Moderne Arbeitswelten zentral steuern
  • Skalierbare Workplace- und Office-Management-Plattform
  • Fokussierte Einführung mit langjähriger Expertise
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Effizientes Ressourcen­management ist nicht nur ein Software-Projekt

Viele Unternehmen erkennen schon früh den Bedarf an flexiblen Arbeitsmodellen. Nach Auswahl einer geeigneten Software-Lösung unterschätzen sie jedoch den organisatorischen Impact und stehen vor der Herausforderung einer erfolgreichen Einführung.

Zu berücksichtigen sind die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die Anforderungen und Datenschutzbedenken des Betriebsrats, unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Berechtigungskonzepte. All diese Herausforderungen und Bedarfe werden von uns ganzheitlich betrachtet für eine realistische und erfolgreiche Rollout-Planung.

Während des gesamten Rollout-Prozesses steht Ihnen daher eine persönliche Projektleitung als direkter und zentraler Ansprechpartner zur Verfügung, um die Einführung von Gingco Share in Ihrem Unternehmen optimal zu realisieren.

In 5 Phasen zum erfolgreichen Rollout

Eine erfolgreiche Einführung sollte technische, organisatorische und kommunikative Maßnahmen miteinander verbinden. Führen Sie Desksharing und Raumbuchung strukturiert, datenschutzkonform und mit hoher Nutzerakzeptanz ein. Wir begleiten Sie vom ersten Workshop bis zum internationalen Rollout und realisieren gemeinsam Ihre Vision.

"Unser Rollout-Konzept gliedert sich in fünf Phasen, deren Themen mit unserer Unterstützung von unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen und Projektverantwortlichen bearbeitet werden können.. Dadurch greifen die Phasen nahtlos ineinander und ermöglichen einen agilen, flexiblen und individuellen Rollout. Dieser Einführungsansatz hat sich bei der gemeinsamen Entwicklung einer wirkungsvollen und erfolgreichen Rollout-Strategie in Zusammenarbeit mit zahlreichen Unternehmen bewährt.

Analyse und Zielbild

Wir schaffen gemeinsam mit Ihnen die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. In einem ersten Kick-off-Termin und darauffolgenden Workshops mit allen Stakeholdern definieren wir Zielesetzungen, Anforderungen und Rahmenbedingungen und erstellen einen transparenten sowie belastbaren Projekt- und Zeitplan für die Einführung von Gingco Sharein Ihrem Unternehmen.

Governance und Compliance

Wir beraten Sie bei der betriebsratskonformen und sicheren Einführung von Gingco Shareund bilden damit die Basis für eine hohe und nachhaltige Akzeptanz der Software-Lösung in Ihrem Unternehmen. In fachlichen und technischen Abstimmungen entwickeln wir gemeinsam passgenaue Berechtigungskonzepte und Buchungsregeln und berücksichtigen dabei frühzeitig Datenschutz-, DSGVO- und Compliance-Anforderungen und Governance-Richtlinien sowie die Interessen des Betriebsrats als auch Ihre organisatorischen, technischen und rechtlichen Anforderungen. Dabei stehen Datensparsamkeit, die Einhaltung geltender Betriebsvereinbarungen, eine transparente Datenverarbeitung, definierte Konzepte zur Anonymisierung und Löschung von Daten sowie klare und nachvollziehbare Auswertungsrichtlinien im Mittelpunkt. So entsteht eine datenschutzkonforme, revisionssichere und zukunftsfähige Lösung die von Mitarbeitenden, Betriebsrat und Unternehmensleitung gleichermaßen getragen wird.

Technische Implementierung

Wir erleichtern Ihnen die Einführung und richten das Buchungssystem gemäß Ihren Vorgaben und der gemeinsam erarbeiteten Basis und Zielbilder für Sie ein. Dazu gehören das Server-Setup (SaaS) sowie Userimport und Authentifizierungsmethode, die Umsetzung des rollenbasierten Berechtigungskonzepts, die Konfiguration von Objekten sowie die Anbindung an Microsoft 365 und Outlook-Integration. Mobile Apps und Hardware-Integrationen von Tür- oder Arbeitsplatzdisplays, Buchungs- oder Besucherkiosken und darüber hinaus die Umsetzung individueller Kundenanforderungen und Schnittstellen werden ebenfalls in dieser Phase bearbeitet.

Qualitätssicherung und Abnahme

Vor dem produktiven Start wird die Einrichtung umfassend getestet. Als SaaS-Kunde stellen wir Ihnen für die Qualitätssicherung und Abnahme ein Testsystem bereit. On-Premises-Kunden begleiten wir bei der Installation der Anwendung auf Ihren Servern. Unter Berücksichtigung des später geltenden Berechtigungskonzepts werden in dieser Phase die eingerichteten Prozesse durch eine Pilotgruppe geprüft. Key-User und Multiplikatoren werden durch unsere Produktexperten geschult und Dokumentationen sowie Videos zur Software bereitgestellt. Diese dienen zur Aufbereitung einer internen Kommunikationskampagne und FAQ-Portalen sowie einem Helpdesk-Konzept. Ebenfalls wird diese Phase genutzt, um Feedback aus den Tests einzuarbeiten und Optimierungen vorzunehmen. Nach erfolgreicher Abnahme erfolgt die Freigabe für den Rollout.

Unternehmensweiter oder schrittweiser Rollout

Gingco Share kann unternehmensweit oder schrittweise nach Standorten, Objekten oder Benutzern eingeführt werden. Unmittelbar vor Veröffentlichung werden bestehende Buchungsdaten aus dem Altsystem importiert und interne Multiplikatoren systemseitig berechtigt, die Einführung zu begleiten und den Wissenstransfer durch Schulungen auf Unternehmensseite sicherzustellen.
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Volle Integration in Ihre Groupware

Bidirektionale Exchange-Synchronisierung

Unser neues Add-in verbindet Gingco Share nahtlos mit Microsoft Exchange – inklusive Unterstützung privater Termine, automatischen Teams-Meetings und bidirektionaler Synchronisierung über die Graph API. Zusätzlich integrieren wir uns in Google Workspace, Open-Xchange und andere standardkonforme Groupware-Systeme. So behalten Sie jederzeit den Überblick – plattformübergreifend und in Echtzeit.
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Erweiterung und 3rd-Level Support

Unsere Unterstützung nach Ihrem Rollout

Die Einführung einer Softwarelösung ist kein einmaliges Projekt, sondern essenzielle Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung moderner Arbeitswelten. Nach dem Rollout können Prozesse, Regelungen und Konzepte jederzeit an neue Anforderungen angepasst und schrittweise ausgebaut werden. Dank unseres modularen Baukastenprinzips wächst Ihr System gemeinsam mit Ihrem Unternehmen – modern, agil und jederzeit erweiterbar.
  • Zusätzliche Standorte, neue Benutzergruppen, weitere Ressourcen oder Hardware sowie die Anbindung an bestehende Drittsysteme und Schnittstellen und auch die Digitalisierung von Arbeitsprozessen lassen sich flexibel und individuell ergänzen.
  • Objekte und Berechtigungen können dank zahlreicher systemseitiger Konfigurationsmöglichkeiten jederzeit durch berechtigte Systemnutzer und -administratoren angepasst werden.
  • Unsere Produkt-Experten aus Deutschland unterstützen Sie hierbei im Rahmen unseres 3rd Level Supports und stehen Ihnen für fachliche Beratungen und technische Rückfragen zur Verfügung.
  • Erreichen Sie Ihren direkten Ansprechpartner mit umfassenden Erfahrungen bei der Beratung von Unternehmen verschiedener Branchen und Größen über die von uns individuell für Sie eingerichtete Support-Adresse.
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FAQ

Häufig gestellte Fragen

 

Wie lange dauert die Einführung von Gingco Share?

Der Zeitraum ist abhängig von der Anzahl der Standorte und Ressourcen, Integrationen und internen Abstimmungsprozessen und den geplanten Rolloutstufen. Gerne beraten wir Sie hierzu individuell.

Wie läuft die Einführung von Gingco Share ab?

Die Einführung erfolgt in der Regel schrittweise: Analyse und Planung (Berücksichtigung von Datenschutz und Governance), Qualitätssicherung und Abnahme, Veröffentlichung

Wie werden Rollen und Berechtigungen während des Rollouts definiert?

Gemeinsam mit dem Kunden und in Abstimmung mit den beteiligten Fachbereichen werden Rollen, Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte initial festgelegt. Diese können später selbst verwaltet werden.

Welche Systeme können integriert werden?

Standardmäßige Integrationen mit Gingco Share umfassen unter anderem: Microsoft 365, Entra ID, SAP, HR-Systeme, Besuchermanagement-Systeme, Abrechnungssysteme und Zutrittskontroll-Systeme. Dank unserer API können alle weiteren Systeme bei Bedarf angebunden werden.

Kann die Plattform mit unseren Anforderungen wachsen?

Viele Unternehmen starten mit einzelnen Anwendungsfällen (Desksharing oder Raumbuchung) und erweitern ihr System anschließend um Fahrzeug- und Parkplatzmanagement inkl. Schnittstellen zur Zufahrtskontrolle. Andere entscheiden sich früh für ein ganzheitliches Veranstaltungsmanagement inkl. Catering, Service, Technik, Besucherverwaltung und Abrechnungsworkflows.

 

Wie werden Datenschutz und Betriebsratsanforderungen berücksichtigt?

In gemeinsamen Workshops werden Datenschutz- und Mitbestimmungsthemen frühzeitig abgestimmt: Transparente Datenverarbeitung, rollenbasierte Berechtigungen, definierte Anonymisierungs- und Löschkonzepte, strukturierte Auswertungsmöglichkeiten sind die Grundlage für eine vertrauensvolle Einführung.