Raumbuchungssystem Gingco Share

Raumbuchung, wie sie sein sollte: die smarteste Art, Meetings zu organisieren

Der Raum ist frei. Die Videoanlage läuft. Kaffee und Häppchen stehen pünktlich auf dem Tisch, und alle Teilnehmenden sind da. Mit Gingco Share, dem Raumbuchungssystem der neuen Generation, läuft jedes Meeting so reibungslos.

Ihre Mitarbeitenden buchen in wenigen Klicks den passenden Meetingraum, inklusive Technik, Catering und weiterer Services. Im Hintergrund übernimmt Gingco Share die Organisation: Der Caterer erhält die Bestellung, Ihr Facility-Team alle Infos zu Technik und Bestuhlung, die Teilnehmenden alle für sie notwendigen Details zum Meeting.

Einfacher war Raumbuchung noch nie. Dank gezielter Auswertungen behalten Sie außerdem den Überblick, welche Räume wirklich genutzt werden und was Ihr Unternehmen tatsächlich braucht.

Filtern, finden, buchen

Meetingräume in wenigen Klicks buchen

Sechs Mitarbeitende brauchen für morgen Vormittag einen Meetingraum mit Videokonferenztechnik. Aber welcher Raum passt am besten? In Gingco Share filtern Ihre Mitarbeitenden einfach nach Zeitraum, Teilnehmerzahl und Ausstattung. Das Raumbuchungssystem zeigt anschließend nur die Räume, die den Suchkriterien entsprechen und im gewünschten Zeitraum frei sind. Die Buchung erfolgt mit einem Klick und wird in Echtzeit synchronisiert. So ist der Status in allen Anwendungen immer aktuell, ob in Outlook, in der App oder am Türdisplay.

Im Grundriss zeigt das System die Verfügbarkeit in Ampelfarben: Grün heißt frei, Rot heißt belegt, Gelb heißt teilweise belegt

Buchen, verschieben oder stornieren – in Outlook und in der App

Ihre Mitarbeitenden buchen dort, wo sie gerade arbeiten. In Outlook legen sie den Termin wie gewohnt an, wählen im Gingco Share Add-in den passenden Raum, buchen ihn zum Termin und fügen die Teilnehmenden hinzu. Die Termineinladung enthält automatisch Adresse, Stockwerk und Raumnummer. Von unterwegs oder wenn es schnell gehen muss, buchen Ihre Mitarbeitenden Räume genauso einfach in der Gingco Share App für iOS und Android. Serientermine funktionieren auf die gleiche Weise. Ist nicht an jedem Termin derselbe Raum frei, lehnt das System die Serie nicht ab, sondern schlägt eine gemischte Serie mit Alternativräumen vor.

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Termin verschoben? Die Raumbuchung zieht mit.

Das Meeting rutscht von Mittwoch auf Donnerstag? Ihre Mitarbeitenden ändern den Termin einfach im Kalender, die Raumbuchung zieht automatisch mit um. Ist der Raum im neuen Zeitfenster bereits belegt, zeigt das System dies sofort an.

Meeting fällt aus? Ein Klick gibt den Raum frei.

Ob in Outlook, in der Webanwendung, in der App oder am Türdisplay: Eine Stornierung ist mit einem Klick erledigt. Danach ist der Raum sofort wieder für andere buchbar. Jede Änderung ist in Echtzeit überall sichtbar. Der Belegungsplan stimmt, ohne dass ihn jemand von Hand pflegen muss.

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Volle Integration in Ihre Groupware

Bidirektionale Exchange-Synchronisierung

Unser neues Add-in verbindet Gingco Share nahtlos mit Microsoft Exchange – inklusive Unterstützung privater Termine, automatischen Teams-Meetings und bidirektionaler Synchronisierung über die Graph API. Zusätzlich integrieren wir uns in Google Workspace, Open-Xchange und andere standardkonforme Groupware-Systeme. So behalten Sie jederzeit den Überblick – plattformübergreifend und in Echtzeit.

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Spontan buchen, überall synchron

Raumbuchung am Türdisplay oder Buchungskiosk

Für spontane Besprechungen zeigen Touch-Türdisplays oder zentrale Buchungskioske sofort, ob ein Raum frei ist. Ein Tippen oder ein Scan der Mitarbeiterkarte genügt, und der Raum ist gebucht. Genauso einfach verlängern Ihre Mitarbeitenden ein laufendes Meeting, sofern kein Folgetermin ansteht. Dank der bidirektionalen Exchange-Synchronisierung ist der neue Status sofort in allen anderen Anwendungen sichtbar. Übersichtsdisplays im Empfangsbereich helfen Mitarbeitenden und externen Gästen, sich im Gebäude bis zum richtigen Meetingraum zurechtzufinden.

Ungenutzte Räume gehen zurück an Ihr Team

Check-in und Check-out: No-Shows automatisch freigeben

Mit dem Check-in bestätigen Organisierende oder Teilnehmende, dass sie den Raum wirklich nutzen. Bleibt die Bestätigung aus, verfällt die Buchung nach einer festgelegten Frist automatisch, und dank Echtzeit-Synchronisierung steht der Raum sofort wieder allen zur Verfügung. Eingecheckt werden kann per Türdisplay, App, Buchungskiosk, Mitarbeiterkarte oder QR-Code.

Meeting früher vorbei? Der Check-out funktioniert genauso einfach wie der Check-in. Ein Klick, und der Raum ist freigegeben. Check-in und Check-out sind nicht nur für Ihre Mitarbeitenden praktisch, sie lohnen sich auch für Ihr Unternehmen: Sie sehen, welche gebuchten Räume tatsächlich genutzt werden, und haben damit eine bessere Grundlage für Entscheidungen über Flächen.

Technik nach Bedarf mitbuchen

Ob mobiler Beamer oder komplette Konferenztechnik: Ihre Mitarbeitenden buchen die Technik direkt mit dem Raum, je nach Berechtigung und Verfügbarkeit. Fest installierte Technik wie ein Konferenzsystem ist bei der Raumsuche als Suchkriterium wählbar. Mobile Technik wie einen Beamer buchen Ihre Mitarbeitenden dazu; im selben Zeitraum ist sie dann für andere gesperrt.

Catering zur Raumbuchung dazu wählen

Mit Gingco Share wählen Ihre Mitarbeitenden Speisen und Getränke direkt bei der Raumbuchung aus und legen fest, wann was kommt. Zum Beispiel: Getränke zu Beginn, Mittagessen um 12:30 Uhr, Kuchen und Kaffee am Nachmittag. Der Caterer erhält die Bestellung automatisch, per E-Mail oder über seine Lieferliste im System. Einmal angelegt, kennt die Raumbuchungssoftware die Vorlaufzeit jeder Leistung: Kaffee, Tee und Wasser kommen innerhalb von 15 Minuten, ein Blechkuchen muss einen Tag vorher bestellt werden. Was nicht rechtzeitig lieferbar ist, steht bei der Buchung gar nicht erst zur Auswahl. Für kostenpflichtige Leistungen richten Sie bei Bedarf eine Freigabe ein.

Weltweit buchen

Konferenzraumbuchung über Standorte und Zeitzonen hinweg

Ein gemeinsames Meeting der Teams in Berlin und New York steht an. Das bedeutet: zwei Räume, zwei Zeitzonen, und beides möglichst in wenigen Klicks gebucht.

Mit Gingco Share buchen Ihre Mitarbeitenden beide Räume in einem einzigen Vorgang. Das System rechnet automatisch in die jeweilige Ortszeit um, und die Kolleginnen und Kollegen an beiden Standorten sehen den Termin in ihrer Zeit. Beide Räume bleiben verknüpft: Verschiebt sich das Meeting, ziehen beide Buchungen mit. Überschneidungen erkennt die Software sofort und schlägt bei Bedarf andere Räume oder Zeitfenster vor. Standortübergreifende Meetings buchen, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Umbauaufträge, die nicht verloren gehen

Räume zusammenlegen und teilen

Das 60-köpfige Gremium tagt einmal im Jahr. Dafür müssen drei Besprechungsräume zu einem Saal werden. Der Umbauauftrag ans Facility-Management? Steckt irgendwo in einem E-Mail-Postfach. Das Raumbuchungssystem Gingco Share sorgt dafür, dass alles wie gewünscht vorbereitet ist: Die Zusammenlegung mehrerer Räume ist ein eigenes Buchungsobjekt. Umgekehrt bildet die Software auch einen großen Saal ab, der sich mit Trennwänden in kleinere Räume teilen lässt, und zeigt diese jeweils als eigene buchbare Räume. Sobald der Saal oder ein Teilraum gebucht ist, erhält Ihr Facility-Team automatisch einen Umbauauftrag, mit der nötigen Vorlaufzeit.

Der richtige Aufbau für jedes Meeting

Bestuhlung und Raumaufbau direkt mitbuchen

Parlamentarisch für das Gremium, U-Form für den Workshop, Reihen für die Präsentation: Welche Bestuhlungsvarianten ein Raum zulässt, ist im System hinterlegt. Ihre Mitarbeitenden wählen die passende direkt bei der Buchung aus. Das Facility-Team sieht die Auswahl sofort und bereitet den Raum rechtzeitig vor. Eine separate Abstimmung per E-Mail oder Telefon entfällt. Da zu jedem Raum die Ausstattung hinterlegt ist, beantwortet das Facility-Management deutlich weniger Rückfragen und kann sich auf die Vorbereitung der Meetingräume konzentrieren.

Ihre Regeln, Ihre Rollen

Buchungsregeln, Rollen und Rechte für die Raumbuchung

Wie weit im Voraus dürfen Räume gebucht werden? Wie viele Termine darf eine Serie umfassen? Welche Verpflegung darf jede Person ohne Kostenfreigabe dazubuchen? All das legen Sie im System fest. Ähnliches gilt für die Vorlaufzeiten beim Catering und die Rüstzeiten zur Raumanpassung: Das Facility-Management benötigt eine Mindestzeit, um gebuchte Räume vorzubereiten, und auch der Caterer braucht je nach Bestellung eine gewisse Vorbereitungszeit. Wer was buchen darf, steuern Sie über das Rollen- und Rechtekonzept von Gingco Share. Aus rund 150 Einzelrechten stellen Sie Rollen individuell zusammen, für alle Nutzenden oder mandantenfähig für einzelne Gruppen. Von "alle dürfen alles" bis zum detaillierten Konzept mit mehreren Rechteebenen: Sie legen die Regeln je Standort und Ressourcentyp fest.

Kostenstelle und SAP-Abrechnung bei jeder Buchung

Einmal im Quartal kommt eine lange Liste vom Empfang, und im Rechnungswesen ordnet jemand Zeile für Zeile die Kostenstellen zu. Mit Gingco Share entfällt dieser Schritt. Die Kostenstelle wird direkt bei der Raumbuchung festgelegt, und das System übermittelt sie automatisch an Ihr Abrechnungssystem, zum Beispiel SAP. Sie legen fest, ob die Abfrage bei jeder Buchung erscheint oder nur bei kostenpflichtigen Leistungen wie Catering. Ihr Gewinn: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehlerquellen und eine transparente, schlanke interne Verrechnung.

Datenschutz und Betriebsrat: keine Überwachung von Mitarbeitenden

Früher oder später fragt der Betriebsrat: Werden Mitarbeitende mit der Software überwacht? Die Antwort lautet: Nein. Datenschutz ist in Gingco Share von Anfang an berücksichtigt. Ihre Mitarbeitenden legen im Benutzerprofil selbst fest, ob andere ihren Namen und die Buchungsdetails sehen oder nur erkennen, dass und wann der Raum belegt ist. Termine lassen sich zudem als privat markieren. Ihr Inhalt bleibt dann für alle verborgen, auch für Administratoren mit erweiterten Rechten. Diese Einstellungen bleiben bei der Synchronisierung in jeder Anwendung erhalten.

Besprechungsräume in Outlook buchen, mit bidirektionaler Exchange-Synchronisierung

Ihre Mitarbeitenden planen Termine ohnehin in Outlook. Genau dort setzt Gingco Share an. Ein Add-in verbindet das Raumbuchungssystem mit Ihrer Microsoft-Umgebung und synchronisiert bidirektional. So wird jede Änderung, ob in Outlook, in der App oder am Türdisplay, sofort überall übernommen. Das Add-in läuft unter Windows und macOS, im klassischen wie im neuen Outlook. Vorhandene Microsoft-Exchange-Ressourcen nutzen Sie weiter, Ihre Kalenderstrukturen bleiben erhalten. Sie arbeiten nicht mit Microsoft? Gingco Share arbeitet ebenso mit Google Workspace und Open-Xchange zusammen.

Energie sparen: Raumbuchung mit Gebäudetechnik verbinden

Das Licht brennt, die Heizung läuft, aber niemand ist im Raum? Leere Räume brauchen weder Licht noch Heizung. Mit Gingco Share ist nachhaltige Raumbuchung denkbar einfach. Die Software verbindet die Raumbuchung mit Ihrer Gebäudetechnik: Beleuchtung und Klimatisierung folgen den Buchungen. Beheizt, gekühlt und beleuchtet wird nur, was belegt ist. Zum Meetingbeginn ist der Raum bereit, außerhalb der Buchungszeiten verbraucht er keine unnötige Energie. Der Gewinn für Ihr Unternehmen: niedrigere Energiekosten.

Raumauslastung auf Basis echter Check-in-Daten

Welche Räume braucht Ihr Unternehmen wirklich? Ein Blick in die Buchungen beantwortet das nicht, denn sie zeigen nur, dass jemand einen Raum nutzen wollte. Erst der Check-in macht die tatsächliche Nutzung sichtbar. Genau diese Lücke schließt Gingco Share. Das Dashboard zeigt die Auslastung jedes Raums, gefiltert nach Standort, Etage und Bereich. Die Daten für anonymisierte Statistiken und Analysen erzeugt das System automatisch. Für die reine Auslastungsauswertung steht eine Belegungserfassung ohne Personenbezug zur Verfügung. Für tiefere Analysen gibt es zusätzlich Tageslisten, Buchungsexporte und weitere Reports. So erkennen Sie Leerstand, nutzen Flächen effizienter und entscheiden über Flächen und Kosten auf Basis echter Nutzungsdaten.

Über die Webanwendung, das Outlook-Add-in, die mobile App oder direkt vor Ort am Türdisplay oder Buchungskiosk. Überall sehen Ihre Mitarbeitenden dieselben Verfügbarkeiten in Echtzeit.

Ja. Sie können das Raumbuchungssystem Gingco Share in Ihrer eigenen Infrastruktur installieren und selbst betreiben. Die Einrichtung übernehmen wir, dazu schulen wir Ihre Administratoren. Alternativ betreiben wir das System für Sie.

Der Preis ergibt sich aus der Anzahl der Standorte, dem Mengengerüst und Ressourcen, den hinzugebuchten Modulen und dem Betriebsmodell. Nach der Erhebung Ihres Mengengerüsts erhalten Sie Ihr Angebot.

Bei Gingco Share liegen Ihre Daten in Europa. Betrieb, Updates und Backups übernehmen wir. Wir sind nach ISO/IEC 27001 zertifiziert und arbeiten nach den Anforderungen der DSGVO.

Ja. Über das Rollen- und Rechtekonzept vergeben Sie detaillierte Rechte für bestimmte Personengruppen, zum Beispiel Stellvertreterbuchungen für das Sekretariat. Catering und weitere Services lassen sich konfigurieren und sogar abrechnen. Mehr dazu unter Meetingmanagement.

Ungenutzte Buchungen werden erkannt und, wenn Sie es so einstellen, automatisch storniert. Der Raum steht dann wieder allen zur Verfügung. Die Fristen für den Check-in legen Sie selbst fest.

Termine lassen sich als privat markieren. Nicht berechtigte Personen sehen dann nur, dass der Raum belegt ist, nicht aber Thema oder Teilnehmende. Die Einstellungen werden bei der Kalendersynchronisierung berücksichtigt.

Ja. Neben Türdisplays lassen sich Übersichtsdisplays und Kiosk-Geräte herstellerunabhängig anbinden. Am Display sind Check-in, Check-out, Stornierung und Ad-hoc-Buchung direkt vor Ort möglich.

Ja. Kostenstelle und weitere Kostendaten werden bei der Buchung erfasst. Sie legen fest, ob die Kostenstelle bei jeder Buchung abgefragt wird oder nur dann, wenn kostenpflichtige Leistungen wie Catering dazukommen.

Ja. Das Raumbuchungssystem Gingco Share ist für Buchungen über mehrere Standorte und Zeitzonen hinweg ausgelegt. Räume an verschiedenen Standorten lassen sich sogar in einem einzigen Vorgang buchen.

Ja. Für die Auslastungsauswertung steht eine Belegungserfassung ohne Personenbezug zur Verfügung.

Ja. Neben Besprechungs- und Veranstaltungsräumen verwalten Sie mit Gingco Share auch Arbeitsplätze im Desksharing, Parkplätze, Besucher, Technik, Catering und weitere Services sowie Fahrzeuge. Welche Module Sie nutzen, legen Sie selbst fest.